研究ガイドブック2024

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参－2－２０ (８) 非常勤雇用者の勤務状況確認等の雇用管理については、原則として事務部門が実施する。 (９) 換金性の高い物品については、適切に管理する。 (10) 研究者の出張計画の実行状況等を事務部門で把握・確認できる体制とする。 （実施上の留意事項） ① 予算執行が年度末に集中するような場合は、執行に何らかの問題がある可能性があることに留意し、事務職員は必要に応じて研究者に対して執行の遅れの理由を確認するとともに必要な場合は改善を求める。 ② 取引業者に求める誓約書等に盛り込むべき事項を以下に示す。 <誓約書等に盛り込むべき事項> ・機関の規則等を遵守し、不正に関与しないこと ・内部監査、その他調査等において、取引帳簿の閲覧・提出等の要請に協力すること ・不正が認められた場合は、取引停止を含むいかなる処分を講じられても異議がないこと ・構成員から不正な行為の依頼等があった場合には通報すること また、取引業者が過去の不正取引について、機関に自己申告した場合には、情状を考慮し、取引停止期間の減免を行うことがあることなどを含めた処分方針の周知徹底を図る。 ③ 発注・検収業務を含む物品調達に係るチェックシステムは、不正の防止と研究の円滑かつ効率的な遂行を両立させるよう配慮する。上記「機関に実施を要請する事項」(５)の取扱いとする場合であっても、事務部門の牽制が実質的に機能する仕組みとして、発注に関し、定期的に予算執行・取引状況・内容を検証（是正指導)することが必要である。また、検収業務についても、上下関係を有する同一研究室・グループ内での検収の実施などは避け、発注者の影響を完全に排除した実質的なチェックが行われるようにしなければならない。 このほか、過去に業者による納品物品の持ち帰りや納品検収時における納品物品の反復使用などによる不正が認められた機関においては、それらを防止するための具体的な対策（例：業者の入出構管理、納品物品へのマーキング、シリアル番号の付記など）を講じることも必要である。 ④ 書面によるチェックを行う場合、形式的な書類の照合ではなく、ルールや20